فرآیندکاوی: چیست؟
فرآیندکاوی یک رشته تحلیلی برای کشف، نظارت و بهبود فرآیندهای واقعی (و نه فرآیندهای فرضی) با استخراج دانش از نگاره رویدادها است که به آسانی در سیستم‌های اطلاعاتی امروز موجودند.
فرآیندکاوی، بینش واقعی مبتنی بر واقعیت را، که از نگاره‌های رویداد واقعی گرفته شده است، ارائه می‌دهد که با پاسخگویی به سوالات مربوط به انطباق و عملکرد، در ممیزی، تحلیل و بهبود فرآیندهای کسب و کار موجود کمک می‌کند.
فرآیند چیست؟
یک فرآیند یک توالی از فعالیت‌ها یا گام‌هایی است که برای پیشروی از یک “شروع” شناخته شده یا تعریف شده تا یک “پایان” شناخته شده یا تعریف شده تکرار می شوند. هدف از یک فرآیند ایجاد و نگهداری یک جریان معمول شناخته شده است تا امکان تکمیل یک کار را به کاراترین و پیوسته‌ترین راه ممکن، امکان پذیر سازد.
فرآیندهای کسب و کار متداول شامل خرید تا پرداخت (P2P)، سفارش تا پرداخت پول (O2C) و خدمات مشتریان است. در حالی که تقریباً هر شرکت دارای برخی از نسخه‌های این فرآیندها به عنوان ستون فقرات کسب و کار خود هستند، اما فرآیندهای زیاد دیگری هم وجود دارد که از عملیات روزانه شرکت پشتیبانی می‌کنند:
- فرآیند تولید
- فرآیند توزیع
- فرآیند لجستیک
- فرآیند زنجیره‌تأمین
- فرآیند قابل پرداختی حساب‌ها
- فرآیند IT – مدیریت خدمات
- خدمات رفاهی
- مدیریت داده
فرآیندها چه نقاط مشترکی با کاوش دارند؟
عبارت فرآیندکاوی از رشتۀ داده‌کاوی نشأت می‌گیرد. این مفهوم این است که شما داده را “کاوش می‌کنید” تا بینش لازم برای پاسخ به سؤالات و یا حل مشکلات را به‌دست آورید. در داده‌کاوی، معمولاً جستجو خاص یک چالش یا مانع شناسایی شده می‌باشد.
در حالی شباهت‌هایی با داده‌کاوی دارد، در آن داده‌های بزرگ را به‌منظور پشتیبانی از تصمیم‌گیری های کسب‌وکار تحلیل می‌کند، فرآیندکاوی به منظور شناسایی روندها، الگوها و جزئیات نحوه انجام کل یک فرآیند، به جای یک واقعه تکی، الگوریتم‌هایی تخصصی در داده‌های نگاره رویداد اعمال می‌کند.
چرا کارایی فرآیند بسیار مهم است؟
براساس تحقیقات بازار شرکت IDC (شرکت بین‌المللی داده)، نه تنها اکثر شرکت‌ها پتانسیل‌های خود را به‌خاطر ضعف فرآیندها از دست داده‌اند، بلکه بیش از 20 درصد از درآمدشان نیز به همین ترتیب از دست رفته است.
در مورد همه فرآیندها، گام‌های فرآیند و افرادی که در تکمیل یک کار مشارکت دارند، فکر کنید. نه تنها احتمالات بی حد و حصر برای متغیرها وجود دارد، بلکه دپارتمان‌های مختلف مسئول بخش‌های مختلف در طول مسیر هستند. به این معنا است که به ندرت یک فرد یا تیم ناظر تمام گام‌ها می‌شود. همچنین به این معنی است که اگر یک ناحیه ناکارآمد باشد، دیگران همه تحت تأثیر قرار می‌گیرند، اما ممکن است فوراً مشخص نشود که کجا و چگونه.
اینکه بدانید فرآیندها ثابت نیستند اهمیت خاصی دارد. حتی بهترین برنامه‌ها دارای استثناهایی هستند و در طول زمان این استثناها می‌توانند به قانون تبدیل شوند. بازارهای پویا نیز تغییر را تحمیل می‌کنند: انتظارات مشتری، خطوط تولید جدید، خریدها، تغییرات جغرافیایی، برون‌سپاری، تأمین‌کنندگان مختلف، حرکات رقبا، قوانین و مقررات و غیره.
هنگامی که همه چیز به طور مؤثر عمل می‌کند، یک شرکت به اندازه کافی قدرتمند است که به راحتی با نیروهای خارجی سازگار شود و زمان بیشتری برای به دست آوردن درآمد از طریق نوآوری داخلی، بهبود کیفیت و تقویت روابط با مشتریان فراهم می‌سازد.
فرآیندکاوی در کجا می‌تواند کمک‌کننده باشد؟
در اقتصاد دیجیتال مدرن ما، شرکت‌ها نیاز به فرآیندهای انعطاف‌پذیر برای رقابت دارند. این انعطاف‌پذیری تنها از طریق درک عمیق از چگونگی کارها و جایی که تغییرات امکان‌پذیر است، نشأت می‌گیرد.
- کدام فروشنده بهترین شانس برای ملاقات با تاریخ تحویل مقید را برای شما ایجاد می‌کند؟
- کدام کارکنان از فرآیند پیروی نمی‌کنند؟
- کدامیک از شرکای کانال شما به جای افزایش قیمت، به سمت پایین بردن آن حرکت می کنند؟
فرآیندکاوی پاسخ به این سؤالات و موارد دیگر را ارائه می دهد.
علاوه بر این، فرآیندکاوی به شما امکان می دهد تا سریعاً فرآیندهای خود را کنترل کنید. شرکت‌های بسیاری از فرآیندکاوی برای نظارت و بهینه‌سازی مستمر استفاده می‌کنند. به این ترتیب آن‌ها می‌توانند مشکلات بالقوه را قبل از اینکه تأثیر منفی داشته باشند شناسایی کنند و از اینکه عملیات‌های کسب‌وکار از نظر هزینه کارایی لازم را دارد، اطمینان حاصل کنند.
یافتن اینکه کجا و چرا اشتباهاتی رخ می‌دهد.
با استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد فرآیند (KPPIs) ، تکنولوژی فرآیندکاوی می‌تواند دقیقاً مشخص کند که آیا فرصت‌هایی برای اصلاح یا بهبود فرآیندها وجود دارد. با انجام تجزیه و تحلیل علل ریشه‌ای در داده‌های سیستم عملیاتی نیز می‌توان نشان داد که چرا ممکن است کارها از فرآیند استاندارد منحرف می‌شوند و KPPIها را می‌توان به شاخص‌های کلیدی عملکرد شرکت (KPIs) برای اندازه‌گیری جامع، تجزیه و تحلیل‌های عمیق، شناسایی بهبود و نظارت بر پایداری در یک محیط واحد متصل کرد.
ترجمه و تنظیم: نگین مداح
بدون دیدگاه