چالش‌های تحلیلگران فرآیند در فاز کشف فرآیند در پروژه‌های مدیریت فرآیندی

برای مدلسازی فرآیند، باید اطلاعاتی از چگونگی اجرای فرآیند داشته باشیم. اما وضعیتی که در عمل به عنوان تحلیلگر فرآیندها با آن روبرو هستیم این است که علی‌رغم مهارت‌های مدلسازی، دانش محدودی از دامنه فعالیت‌های دورن سازمان و فرآیندهای آن داریم. یک پروژه مدل‌سازی اغلب متشکل از یک یا چند تحلیلگر فرآیند و چندین کارشناس از بدنه سازمان است. تحلیلگران فرآیند و کارشناسان سازمان نقش مکمل در کشف فرآیند و نیز نقاط قوت و ضعف مختلفی دارند.

تحلیلگر فرآیند کسی است که دانش عمیقی از تکنیک‌های مدل‌سازی کسب‌وکار دارد. یک تحلیلگر فرآیند با زبان‌های مدل‌سازی مانندBPMN  آشنا بوده و و نقش واسط میان بخش کسب‌وکار سازمان و بخش فناوری اطلاعات را ایفا می‌کند. با این حال تحلیلگران فرآیند معمولا درک درستی از بطن فرآیند ندارند. به همین دلیل کارایی و کیفیت مدل آنها بستگی به اطلاعات ارائه شده توسط کارشناسان سازمان دارد.

کارشناسان سازمان با ساماندهی اطلاعات در یک نمودار فرآیندی آشنا است. کارشناسان اطلاعات دقیقی از عملکرد فرآیند، مرزهای فرآیند، مشارکت‌کنندگان فرآیند، ورودی‌ها، خروجی‌‌ها و تامین‌کنندگان فرآیند دارند. متاسفانه، کارشناسان معمولا با زبان‌های مدلسازی فرآیند مانند BPMN آشنا نیستند. مشکل اینجاست که در بعضی از شرکت‌ها، کارشناسان حتی از بحث در مورد مدل‌ها و نمودارهای فرآیندی خودداری می‌کنند، زیرا با تکیه بر متن و شرح فرآیند، احساس راحتی بیشتری دارند. در نتیجه، سازمان اغلب به تحلیلگر فرآیند برای سازماندهی دانش فرآیندی خود متکی خواهد بود. باید تاکید کرد که تفاوت در مهارت‌های مدل‌سازی تحلیلگران فرآیند و کارشناسان تنها از مواجه شدن با مدل‌های عملی و آموزش مدل‌سازی حاصل می‌شود. بسیاری از شرکت ها از برنامه‌های آموزشی برای بهبود مهارت‌های مدل‌سازی کارشناسان استفاده می‌کنند.

یکی دیگر از مشکلات تیم تحلیلگران فرآیندها جمع‌‌آوری اطلاعات و مصاحبه با گروه کارشناسان سازمان است. درمواردی کارشناسان سازمان دید متفاوتی از شرح فرآیند، مرزهای فرآیند، مشارکت‌کنندگان فرآیند، ورودی‌ها، خروجی‌‌ها و تامین‌کنندگان فرآیند دارند و مشکل بزرگتر جایی است که قواعد فرآیند دقیقا مشخص نیست. در واقع کار تحلیلگران فرآیند سازماندهی قطعات اطلاعاتی است که از کارشناسان سازمان جمع‌آوری شده، به طوری که یک مدل فرآیندی ظهور یابد. بنابراین، لازم است از با آگاهی از نوع سازمان سؤالات خاصی درمورد اینکه چه اتفاقی می‌افتد؛ اگر برخی از کارها به اتمام برسد چه می شود؛ شرایط خاصی انجام می‌شود یا خیر؛ فرم‌ها و مدارک کدام اند و … استفاده نماید. به این ترتیب، تحلیلگر فرآیند می‌تواند مسیریابی یک فرآیند کسب و کار را مدیریت کند.

ترجمه و تنظیم: سپیده جوزدانی