با توجه به اینکه موفقیت یک شرکت به کارایی فرآیندهای کسب‌وکار آن بستگی دارد، حتی بهبودهای کوچک در فرآیندهای کلیدی می‌تواند نتیجه قابل‌توجهی داشته باشد .همه کارکردها و دپارتمان‌ها در شرکت کارهایی دارند که باید برای تولید خروجی‌ها، یا تکمیل آن‌ها انجام شوند تا اهداف خود را برآورده سازند.
پیش از اینکه بتوان چیزی را بهبود داد، باید از وضع موجود و شرایط تغییر آن مطمئن شد. در این نوشته با تعریف فرآیند کسب‌وکار شروع می‌کنیم، به ویژگی‌های آن نگاه می‌کنیم و سپس به بررسی روش‌هایی می‌پردازیم که در آن یک فرآیند کسب‌وکار را می توان به صورت تدریجی یا به صورت بنیادی از طریق مهندسی مجدد فرآیند کسب‌وکار بهبود بخشید.
فرآیند کسب‌وکار چیست؟
فرآیندهای کسب‌وکار مجموعه‌ای از مراحل هستند که توسط آن‌ها سازمان‌ها وظایف خود را برای انجام کارها هماهنگ و سازمان دهی می‌کنند. در ساده‌ترین تعریف، یک فرآیند شامل فعالیت‌هایی است که ورودی‌ها را با انجام کار تبدیل به خروجی‌ها می‌کنند. برای مثال ارزیابی عملکرد شغلی کارکنان، استخدام و آموزش از جمله فرآیندهای حوزه منابع انسانی سازمان‌ها می‌باشد.
سه مولفه یک فرآیند کسب‌وکار
فرایندهای کسب‌وکار دارای سه جز اصلی هستند که در شکل ذیل آورده شده است.فرآیندها می‌تواند رسمی یا غیر رسمی باشد. فرآیندهای رسمی مستند شده و گام‌های مشخص و دقیقی دارند. در مقابل، فرآیندهای غیر رسمی معمولا ورودی‌هایی دارند که ممکن است شناسایی نشده باشند و دانش‌مدار هستند. اگرچه شرکت‌ها ترجیح می‌دهند فرآیندهای غیر رسمی خود را به منظور درک بهتر، اشتراک گذاری و بهینه‌سازی آن‌ها به رسمیت بشناسند اما در بسیاری از موقعیت‌ها دانش فرآیند در ذهن مردم باقی می‌ماند.
بعضی فرآیندها در برابر تغییر سخت و ناسازگار و برخی منعطف و سازگار هستند.
بهبود فرآیندهای کسب‌وکار
طراحی یک فرآیند کارا می‌تواند پیچیده باشد چون نیاز به درک عمیق از ورودی‌ها و خروجی‌های فرآیند دارد. به عنوان مثال، شرکت Dell فرآیند جدیدی را برای کاهش زمان تماس‌های تلفنی پشتیبانی با مشتری اجرا کرده بود. اتفاقی که در این بین افتاد با کاهش طول تماس‌ها کیفیت پشتیبانی به قدری کاهش یافت که مشتریان مجبور بودند چندین بار تماس بگیرند تا مشکلات خود را حل کنند. این فرآیند جدید باعث نتیجه عکس و افزایش طول تماس برای حل مشکلات کامپیوتری و نارضایتی مشتریان Dell شد.
بهبود فرآیندهای کسب‌وکار با اصل فرآیندهای موجود مخالفتی ندارد بلکه با تغییراتی هم‌چون کاهش تعداد مراحل مورد نیاز، حذف مستندات فیزیکی یا بازنگری در آن‌ها، تغییر در تصمیم‌گیری و کنترل‌ها همراه است. در واقع مدل‌های فرآیندی باید تنظیم و بازنگری شوند تا تصمیم‌گیری بهتر، کنترل عملکرد و درک مشتری فرآیند را بهینه نماید.
مهندسی مجدد فرآیندهای کسب‌وکار
بازمهندسی فرآیندهای کسب‌وکار عبارت است از اعمال تغییرات ریشه‌ای و بنیادین نسبت به فرآیندهای وضع موجود کسب‌وکار.
BPR بیان می‌دارد که باید فرآیندها را بررسی کرد تا مشخص شود که آیا آن‌ها هنوز هم ضروری هستند یا خیر. در واقع پس از شناسایی و حذف فرآیندهای غیر ضروری، بقیه آن‌ها مجددا طراحی می‌شوند .سپس فرآیند جدید اجرا می‌شود و عملکرد آن مورد ارزیابی قرار می‌گیرد. در نهایت، فرآیند در طول زمان بررسی و کنترل می‌شود تا به طور مستمر آن را بهبود بخشد.
در شکل ذیل هشت فاز مهندسی مجدد فرآیند کسب‌وکار نمایش داده شده است: هدف BPR حذف فرآیندهای غیرضروری و بدون ارزش افزوده و ساده‌سازی و خودکار کردن فرآیندهای باقی مانده برای کاهش قابل‌توجه زمان چرخه، کار و هزینه‌ها می‌باشد. به عنوان مثال، مهندسی مجدد فرآیند تایید اعتبار زمان را از چند روز یا چند ساعت به دقیقه یا کم‌تر کاهش می‌دهد.
کسب مزیت رقابتی
درک گرایش‌ها که بر شیوه‌های جدید کسب‌وکار تاثیر می‌گذارند با تغییر و افزودن، حذف و تغییر فرآیندهای کسب‌وکار موجود، مزیت رقابتی مهمی را بر رقبا ایجاد می‌کند.کمک به دستیابی به یک شرکت و حفظ یک مزیت رقابتی در بازار، تابع بسیار مهمی از IT است .در کسب‌وکار، مانند ورزش یا سیاست، شرکت‌ها می‌خواهند مشتریان، سهم بازار و جایگاه در صنعت را به دست آورند. اساسا این امر نیازمند کسب برتری بر رقبا به عنوان اولین قدم برای استفاده از فرصت‌های بازار، ارائه تجربیات بهتر مشتری، ارائه محصولات یا خدمات منحصر به فرد یا متقاعد کردن مشتریان است که چرا کسب‌وکار شما یک گزینه جذاب‌تر از رقبای شما است.
در واقع مزیت رقابتی یک مزیت است که یک شرکت را قادر می‌سازد تا بهتر از میانگین رقبای خود عمل کند.
رهبران صنایع با نفوذ، “رقابت جدید” را بزرگ‌ترین چالش کسب‌وکار می‌دانند. زمانی که یک شرکت یک مزیت رقابتی ایجاد کرد، تنها می‌تواند با دنبال کردن روش‌های جدید و بهتر برای رقابت پایدار بماند. حفظ مزیت رقابتی نیاز به پیش‌بینی روند و تغییرات صنعتی دارد و درک می‌کند که شرکت باید چه کاری برای پیشروی انجام دهد که این نیازمند پی‌گیری مداوم رقبا و برنامه‌های آتی آن‌ها است و به سرعت اقدامات اصلاحی را انجام می‌دهد. رقابت به شدت به چابکی و پاسخگویی IT وابسته است. مزیت چابکی IT این است که سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا از فرصت‌ها سریع‌تر یا موثرتر استفاده کنند.
چابکی به این معنی است که قادر است به سرعت نسبت به تغییرات واکنش نشان دهد.
پاسخگویی به این معنی است که ظرفیت فن‌آوری اطلاعات می‌تواند به آسانی کم یا زیاد شود که این امر با رایانش ابری قابل حل است.
انعطاف‌پذیری به معنی داشتن توانایی برای ادغام سریع کارکردهای کسب‌وکار جدید یا پیکربندی نرم‌افزار یا برنامه‌های کاربردی است.
چابکی، انعطاف‌پذیری و پاسخگویی IT قویا به هم مرتبط هستند و به طور کامل به زیرساخت و معماری IT سازمان وابسته هستند.
با استفاده از دستگاه‌های تلفن همراه، برنامه‌ها، پلتفرم‌ها و رسانه‌های اجتماعی دور کاری افزایش یافته و مرز بین محل کار و خانه کارمندان معنای خود را از دست داده است. که این نتیجه سریع فن‌آوری اطلاعات است.
پشتیبانی نرم‌افزار برای BPM
هدف مدیریت فرآیند کسب‌وکار (BPM)کمک به شرکت‌ها به صورت سریع‌تر و موثرتر از طریق قادر ساختن آن‌ها به درک بهتر، مدیریت و انطباق فرآیندهای کسب‌وکار آن‌ها است. فروشندگان، مشاوران و شرکت‌های فن‌آوری اطلاعات، مجموعه‌های نرم‌افزاری و ابزار BPM را ارایه می‌دهند.
مدیریت فرآیند کسب‌وکار شامل روش‌ها، ابزارها و فن‌آوری برای پشتیبانی و بهبود مستمر فرآیندهای تجاری است.
نرم‌افزار BPM برای نگاشت فرایندهای انجام‌شده توسط کامپیوترها و یا به صورت دستی و برای طراحی برنامه‌های جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار شامل قالب‌های ساخته‌شده در قالب الگوهای جریان کار و قوانین برای عملکردهای مختلف، مانند قوانین تایید اعتبار می‌باشد. این الگوها و قوانین، ثبات و نتایج با کیفیت بالا را فراهم می‌کنند. گفتنی است اقدامات BPM را می‌توان به شدت چالش برانگیز در نظر گرفت و به منظور موفقیت، BPM نیاز به خرید از یک بخش گسترده کسب‌وکار، انتخاب تکنولوژی مناسب و فرآیندهای مدیریت تغییر بسیار موثر دارد.
ترجمه و تنظیم: افسانه رویایی
بدون دیدگاه