فرآیندکاوی چیست ؟
فرآیندکاوی به سازمان‌ها برای کشف، پایش و بهبود فرآیندهای خود با استفاده از دانش حاصل شده از Event Logها یاری می‌رساند. برای مشاهده انحراف از روش اجرایی استاندارد و مصوب و شناسایی گلوگاه‌ها، این این امر به بهبود فرآیندها کمک می‌کند.
چه چیزی مهم است که از فرآیند ها بدانیم؟
مستندسازی فرآیندها به صورت سنتی مخاطراتی را به دنبال دارد. چون آنچه که افراد به توصیف آن می‌پردازند این است که می‌خواهند فرآیندها چه باشد و به توصیف این که فرآیندها چه هستند نمی‌پردازند؛ اما اگر فرآیندکاوی انجام دهید، تحلیل‌های شما بر مبنای داده‌های واقعی خواهد بود. ما الان داریم در چند بیمارستان روی داده‌های بیماران کار می‌کنیم؛ مشاهده کردیم وقتی پزشکان یا پرستاران از روش اجرایی استاندارد منحرف می‌شوند، هزینه متحمل شده بیمار و تعداد حوادث افزایش می‌یابد.
چه سازمان هایی در حوزه دولتی و عمومی، آماده‌اند که از فرآیندکاوی استفاده کنند؟
بخش عمومی تفاوت چندانی با بخش بانکداری ندارد. به عنوان مثال بیش از 80 در صد شهرداری‌های هلند از نرم‌افزار برای مدلسازی فرآیندهای خود استفاده می‌کند. ولی تعداد زیادی از سازمان‌ها هستند که واقعا از فناوری BPM برای پیاده سازی فرآیندها استفاده کنند.
قدرت فرآیندکاوی این است که به حقایق استوار است و تنها یک ابزار سرگرمی از نوع IT نیست و می‌تواند پلی میان مدیران، خبرگان فنی و متخصصین IT سازمان بنا کند. قبل از هر چیزی شما باید بدانید چه اتفاقی دارد در واقعیت می‌افتد؛ پیش از آنکه فکر کنید که چه راهی برای انجام دادن آن کار جذاب‌تر به نظر می‌رسد.
چگونه می‌توانیم فرآیندکاوی و روش‌های سنتی مدلسازی را با هم یکپارچه کنیم؟
فرآیندکاوی مبتنی بر حقایق است و همین موضوع تفاوت آن را با تکنیک‌های دیگر مشخص می‌کند. البته برخی از مسائلی که در رویکرد سنتی مورد توجه بود هم‌چنان اهمیت دارند؛ به عنوان مثال در فرآیندکاوی نیز برای هر فرآیند یک مالک فرآیند داریم که مسئولیت انجام آن فرآیند را بر عهده دارد. فارغ از اینکه از چه نرم‌افزاری استفاده می‌کنید، شما نیاز به تصمیم‌گیری دارید. یکی از نکاتی که در طول استفاده از فرآیندکاوی باید در نظر بگیرید این است که تصمیم‌گیری بر مبنای حقایق ممکن است کاملا موضوعات مورد بحث را تغییر دهد. در بسیاری از جلساتی که شرکت کرده‌ام شاهد آن بوده‌ام که وقتی موضوع بحث درباره ناکارامدی یک فرآیند است، بین حضار بر سر منشاء ناکارمدی اختلاف ایجاد می‌شود. در اینگونه مواقع اگر شما بتوانید بگویید که در واقعیت چه اتفاقی در حال رخ دادن است، بحث بسیار ساده‌تر می‌شود.
آیا راهنمایی عمومی جهت مدلسازی فرآیندها وجود دارد؟
این موضوع از داده و تحلیل داده شروع می‌شود و با روش‌های سنتی که در ابتدا جریان کنترل را مدلسازی می‌کردیم سپس جزئیات را به آن اضافه می‌کردیم متفاوت است. معمولاً افراد همه چیز را مدل نمی‌کنند و مدل‌ها دائماً به روز رسانی نمی‌شوند؛ چون این امر حجم کاری زیادی را می‌طلبد. به نظر من آن مدل‌ها تنها درصورتی می‌توانند ارزشمند باشند که با داده‌های واقعی مرتبط شوند. این درحالی است که افراد ماه‌ها زمان صرف این می‌کنند که دیاگرام فرآیند را تهیه کنند. فرقی نمی‌کند از چه زبانی برای مدلسازی استفاده می‌کنید، همینکه شما مدلی تدوین کنید که نتوانید آن را به داده‌های واقعی مرتبط کنید، برای ناکارامد بودن آن مدل کافی است.
به عنوان مثال ابزارهای مسیریابی را در نظر بگیرید؛ به نظر شما چرا مردم به جای نقشه‌های معمولی از از آن‌ها استفاده می‌کنند؟ چون آن‌ها ثابت نیستند و پویااند، به شما ترافیک را نمایش می‌دهند، دائماً به روزرسانی می‌شوند و می‌گوید به چپ یا راست بپیچید. یعنی میان واقعیت و مدلی که به شما ارائه می‌دهد ارتباط محسوسی وجود دارد.
اگر فرآیندکاوی را در کنار روش‌های سنتی مستندسازی فرآیند قرار دهیم، فرآیندکاوی بسیار آگاه کننده است و نتایج حاصل از آن از دقت بالایی برخوردار است.
بدون دیدگاه