[vc_row][vc_column][vc_column_text]

مدیریت موجودی املاک که ارزشی میلیارد دلاری دارد، نیاز به خودکارسازی بسیار قوی دارد. بنابراین تیم اجرایی باید یک زیرساخت IT چابک جهت پشتیبانی سریع از بهینه‌سازی فرآیندها داشته باشند.

BBVA، یکی از بانک های بزرگ اسپانیا،  به عنوان مهم ترین دغدغه خود سعی در کاهش «بدهی بد» و حذف دارایی‌های مسموم از پرونده شرکت‌ها در کمترین زمان ممکن داشت.

اهداف:

• ساخت یک زیرساخت کاملا جدید و مستقل از BBVA جهت خودکارسازی مدیریت دارایی‌های املاکی که به پیش‌پرداخت‌ها به دست آمده است.
• فرآیندهای اصلی در عرض کمتر از 6 ماه خودکارسازی شوند.
• یکپارچه‌سازی کامل با دیگر سیستم‌های معماری IT تعریف شده برای واحد
• پایش و تعقیب. ایجاد یک سیستم حسابرسی دنباله‌دار (Audit trail) که بتوان ماهیت اتفاقات و زمان اتفاق افتادن آن را پیگیری کرد.
• شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI). شاخص هایی که خوش تعریف بوده و به سادگی قابل پایش باشند.

نتایج:

• خودکارسازی 12 فرآیند پذیرش در 19 هفته. 5 هفته کمتر از مقدار مورد انتظار
• با دو سال اجرای پروژه، 42 فرآیند که 1000 کارمند را درگیر می کردند، به طور کامل خودکارسازی شدند.
• به طور میانگین 3500 پرونده به طور ماهانه تهیه می‌شود که 20 درصد آن ها در همان بازه زمانی بسته می‌شوند.
• موفقیت پروژه فرآیند پذیرش BBVA را به سمت توسعه استفاده از BPM در دیگر زمینه‌های عملیاتی تشویق کرد.

نگاه کلی و چالش‌ها

برای حل بحران مالی، BBVA در سال 2011 یک بخش املاک جهت انجام فعالیت های مربوط به دارایی‌ها و زمین‌های دریافتی از افرادی که توانایی بازپرداخت وام‌ املاک خود را نداشته را راه اندازی کرد.

این سیستم‌های جدیدی فناوری اطلاعاتی باید می‌توانستند در اجرای کارای فرآیند انتها به انتهایی که از پذیرش دارایی (زمین یا دیگر دارایی‌ها)، مدیریت، بازاریابی در تمام کانال‌ها (وب، تلویزیون) تا فروش آن را در بر می‌گرفت، با موفقیت عمل کنند.

برای مدیر بخش املاک واضح است که آن‌ها به یک ساختار کاملا مسئقل از آنچه در BBVA وجود داشت نیاز دارند. به خصوص که برنامه بر جداسازی این بخش از BBVA و اجازه عمل دادن به آن به عنوان یک کسب و کار مستقل بود.

راهکار مدیریت فرآیند کسب و کار

در ابتدا راهکار Bizagi برای ایجاد سطوح بالای کارایی و خودکارسازی برای فرآیند پذیرش انتخاب شد. این فرآیند در هنگام اوج بازتملک دارایی‌ها پس از آغاز بحران مالی ازهمیت بالایی بود.

شرکت ارنست و یانگ (EY)(Ernst and Young) BBVA را در تعریف و طراحی فرآیندهایش یاری کرده و Bizagi نیز جهت خودکارسازی و اجرای آن فرآیندها انتخاب شد. طراحی فرآیندهای واحد املاک مطابق شکل زیر است:

[/vc_column_text][vc_single_image image=”10730″ img_size=”full”][vc_column_text]

نتایج

12 فرآیند پذیرش در شرکت Anida توسط 5 نفر در 19 هفته پیاده‌سازی شد. پس از دو سال 42 فرآیند توسط 1000 نفر اجرا می‌شد، به طور کامل خودکارسازی شد.

چشم‌اندازی که توسط تیم اجرایی با همکاری EY تعریف شده بود، در 18 ماه اجرایی شد. این چشم انداز پیاده‌سازی و یکپارچه‌سازی یک زیرساخت کاملا جدید و پویا بود.

استفاده از راهکار BPM بیزگی در ابتدا تنها برای خودکارسازی فرآیند پذیرش پیش بینی شده بود. اما بعد از یک سال استفاده از سیستم، تیم تصمیم به استفاده از این راهکار برای تمام فرآیندها نمودند.

خودکارسازی فرآیند پذیرش منجر به نتایج زیر شد:

• کاهش زمان پذیرش دارایی‌ها
• مدیریت اثربخش فرآیند انتها به انتهای برون سپاری شده
• ردگیری چرخه عمر دارایی‌ها
• کنترل و استانداردسازی بهبودیافته فرآیند
• امکان پاسخگویی سریع با ایجاد دید یکتا از فرآیند و دارایی‌ها
• ارتقای تراکنش میان تمام گروه‌های درگیر با مدیریت فرآیند انتها به انتها
• بهبود چابکی در تطبیق فرآیندها به منظور برآورده کردن نیازهای قانونی متغیر
• گزارش‌گیر و پیش بینی بهتر بر اساس KPIها و تحلیل روندهای گذشته و و آینده
• کیفیت بهتر دارایی‌های مصادره و پذیرش شده

[/vc_column_text][vc_single_image image=”10731″ img_size=”full”][vc_column_text]در معماری نهایی سیستم Anida، بیزگی نقش زیربنای مدیریت فرآیند و یکپارچه‌سازی آن با دیگر سیستم‌ها جهت اطمینان از اجرای سریع و روان را بر عهده داشت.

راهکار Bizagi به Anida در پاسخگویی سریع به نیازهای جدید کسب و کار و تطبیق پذیری آن با تغییرات مداوم شرایط بازار کمک بسزایی کرد.

تجربیات حاصل از این پروژه

• ساده‌سازی مستندسازی‌ها- استفاده از تنها یک سند برای تمام فازها: کشف فرآیند، جزئیات مشخصات، تست و آموزش
• برنامه‌ریزی جهت مقیاس‌پذیری فرآیند- زمان و چگونگی اضافه شدن یک فرآیند جدید
• در تله انجام تمام تغییرات درخواستی به طور یکجا نیفتید. فرآیند را بر اساس milestone های کلیدی تحویل داده و تغییرات را تنها هنگامی که در هر مرحله تایید شد و فرآیند در حال پایدار بود انجام دهید.
• یک نفر را به عنوان مالک فرآیند تعیین کنید تا بتواند به عنوان نقطه مرکزی پروژه قرارگرفته و بازخوردهای مرتبط با بهبود را مدیریت کند.
• یک فاز «roll out» برای پروژه در نظر بگیرید تا بتوانید در آنجا انتظارات مشتری و پذیرش توسط کاربر را مدیریت کنید.
• از متدولوژی چابک به جای متدولوژی استاندارد پیاده‌سازی استفاده کنید.

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]