چکیده متن

یکی از فواید اصلی فرآیندکاوی، کمک به شناخت واقعیت فرآیند بر اساس مدارک سخت است. در فرآیندکاوی از داده‌های ثبتی سیستم‌های IT استفاده می‌شود که اجازه بازسازی هدفمند جریان کار را می‌دهد. در دیگر سمت طیف، فعالیت‌های مستندسازی دستی فرآیندها است که در دامنه فعالیت مشاوران است. مصاحبه‌ها بسیار زمان‌بر بوده و به دلیل تفاسیر […]

اشتراک گذاری

هفت دلیل جهت استفاده مشاوران از فرآیندکاوی


یکی از فواید اصلی فرآیندکاوی، کمک به شناخت واقعیت فرآیند بر اساس مدارک سخت است. در فرآیندکاوی از داده‌های ثبتی سیستم‌های IT استفاده می‌شود که اجازه بازسازی هدفمند جریان کار را می‌دهد.

در دیگر سمت طیف، فعالیت‌های مستندسازی دستی فرآیندها است که در دامنه فعالیت مشاوران است. مصاحبه‌ها بسیار زمان‌بر بوده و به دلیل تفاسیر مختلف از واقعیت، بسیار دشوار است:

  • کارکنان ممکن است در توصیف دقیق کار خود به مشکل بخورند. چون آن‌ها این موارد را هر روز انجام می‌دهند، بسیاری از جنبه‌های کار برای آن‌ها واضح است.
  • ممکن است تنها وضعیتی که فرآیند به سادگی انجام می‌شود را توضیح دهند و استثنائات را فراموش کنند.
  • گاهی نیز ممکن است فقط بر روی استثنائات تمرکز کرده و فقط آن‌ها را توضیح دهند.

تحلیل نیازمندی‌ها در این حالت، به روش‌های عینی‌تر مانند مشاهده کارکنان برای فهم موارد پنهان می‌پردازد. فرآیندکاوی بیش از این ها پیش رفته و اجرای فرآیند را به طور عینی و در یک بازه زمانی طولانی، دنبال می‌کند. در این صورت یک نفر بر اساس جزئیات مورد نیازش می‌تواند بر روی جریان‌های ساده تمرکز کند یا اینکه به دنبال یک تصویر کامل باشد.

با این اوصاف، هدف از فرآیندکاوی حذف صحبت با افراد نیست. بلکه می‌تواند بحث‌ها را در کارگاه‌ها و مصاحبه‌ها تسهیل کرده و یک نقطه آغازین برای آن ایجاد کند. به این صورت، نقطه شروع برگه سفید نخواهد بود. صحبت با افراد و انجام فرآیندکاوی، مکمل یکدیگراند. در اینجا هفت دلیل اینکه مشاوران باید به فرآیندکاوی روی بیاورند، ذکر شده‌است:

  1. رسیدن به نتایج اولیه با سرعت بیشتر

با توجه به اینکه کشف فرآیند چندین هفته و حتی ماه‌ها طول می‌کشد، در مدت زمان قابل توجهی از ابتدای پروژه، مشتری نمی‌تواند ارزشی که مشاور به او می‌دهد را تشخیص دهد. استفاده از فرآیندکاوی باعث می‌شود که یک نتایج اولیه به مشتری نشان داده شود و اطمینان او را بیشتر کند. هم‌چنین می‌تواند افراد را درگیر پروژه کند.

  1. تغییر سوال از «چه» به «چرا؟»

به دلیل این‌که فرآیندکاوی یک منبع عینی در مورد اینکه «چه» چیزی انجام می‌شود به ما داده‌است. تمرکز اصلی جهت فهم فرآیند بر روی «چرا» خواهد بود. دلایل اینکه چرا افراد مطابق با یک فرآیند خاص عمل می‌کنند را به ندرت می‌توان از مشاهده و داده‌ها فهمید. فهم دلایل ریشه‌ای عدم کارایی، بسیار اهمیت دارد. توجه به «چرا» به جای «چه» می‌تواند باعث افزایش عمق فهم ما نسبت به فرآیند شود.

  1. ساده‌تر شدن شروع با دامنه‌های کسب و کاری جدید

بسیاری از مشاوران، جهت کمک به مشتریان در دامنه‌های کسب‌وکاری متخصص هستند. در چنین دامنه‌هایی آن‌ها می‌دانند چطور کارشان را انجام دهند. داشتن ابزاری که بتوان با آن‌ها دید مناسبی نسبت به دامنه کاری جدید پیدا کرد، می‌تواند مفید باشد که یکی از این ابزارها فرآیندکاوی است.

  1. عدم برگزاری کارگاه (ورکشاپ) در شرایط سخت سیاسی

گاهی اوقات توزیع قدرت در یک شرکت، اجازه جمع کردن افراد دور یک میز را به مشاور نمی‌دهد. ممکن است روسای بخش‌های مختلف به دلیل اختلافات داخلی مایل به همکاری با یکدیگر نباشند. در این شرایط می‌توان با استفاده از داده‌های موجود در شرکت فرآیندکاوی انجام داده و از برگزاری ورکشاپ صرف نظر کرد.

  1. پایه‌ریزی باورپذیری به نتایج

شناخت وضعیت موجود، از بخش‌های مهم مدیریت فرآیند است. برخلاف ابزارهای معمول مصاحبه که نحوه مصاحبه، سوالات و … بر روی جواب ها و نتایج تاثیرگذار است، فرآیندکاوی می‌تواند یک تصویر کامل از فرآیندهای سازمان ایجاد کند. به علاوه، به دلیل بنا شدن فرآیندکاوی بر تحلیل‌های واقعی، صحت نتایج محرز بوده و کسی نمی‌تواند نتایج را رد کند.

  1. کمک به مشتری جهت توجیه تغییرات در سازمان

برخی اوقات، مشتری شما، با تغییرات موافق است اما توجیه کردن زیردستان و دیگر همکاران جهت اعمال تغییرات برای او کاری دشوار است. با تهیه منابع عینی برای مشتری، می‌توان او را در جایگاه قوی‌تری در سازمان قرار داده و او را در پیاده‌سازی تغییرات یاری کرد.

  1. مقایسه «قبل» و «بعد»

در پروژه‌های بهبود، ممکن است بخواهیم آثار پیاده‌سازی تغییرات نمایش دهیم. برای مثال به کارفرما نشان دهیم که پس از انجام بهبود، چقدر فرآیند ساده‌تر شده است. فرآیندکاوی به این کار هم کمک می‌کند. یعنی پس از پیاده‌سازی فرآیندهای بهبودیافته، می‌توان با داده‌های برگرفته از اجرای فرآیندهای جدید، فرآیندکاوی کرده و فرآیند قبل و بعد از بهبود را مقایسه کرده و نتایج این مقایسه را به کارفرمان نمایش داد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *