RPA دارای پتانسیل صرفه‌جویی قابل توجهی در زمان و پول است، اما به طور مساوی چالش‌های قابل توجهی نیز برای رسیدن به حداکثر ظرفیت RPA وجود دارد. در واقع، به گفته ارنست و یانگ (EY)، نیمی از پیاده‌سازی‌های RPA به دلیل عدم پذیرش شکست خورده است، و هزینه‌ی آموزش ربات‌ها می‌تواند 10 برابر بیشتر از هزینه‌ی خود ربات‌ها شود.
آیا موفق خواهید شد؟
پس چگونه می‌توانید اطمینان یابید که جزو 50٪ کاربران صحیح RPA هستید، و بیشترین سود ممکن را از RPA دریافت می‌کنید؟ در این گزارش، 3 مورد از مهم‌ترین وظایف برای تضمین موفقیت استقرار RPA مورد بررسی قرار خواهد گرفت:
ارزش این کار چیست؟
برای یک زمان طولانی، تمرکز بسیاری از نوآوری‌های بهینه‌سازی فرآیندها بر هزینه‌ها، کارایی و کیفیت فرآیند بوده است. شرکت‌ها سرمایه‌گذاری سنگینی در استانداردسازی و هماهنگ‌سازی فرآیندها انجام داده‌اند، و به منظور تحول اجرای فرآیندهای دفاتر اصلی و رویارویی با مشتری، از برون‌سپاری بهره گرفته‌اند.
اگرچه بسیاری از این نوآوری‌ها نتیجه مطلوب خود را داشته‌اند، ولی پتانسیل بهبودهای مضاعف قابل توجه است. در یک مطالعه اخیر، EY (ارنست و یانگ) دریافت که بدون تغییر سیستم‌های مبتنی بر IT، هزینه‌ی عملیات دستی موجود را می‌توان تا 40٪ کاهش داد و در عین حال خدمات و تولید بازگشت سرمایه (ROI) را در کمتر از یک سال بهبود بخشید. به همین جهت شرکت‌ها به دنبال استفاده از تکنولوژی نوآورانه به نام RPA هستند.
نتایج یک برنامه موفق RPA چشمگیر است:
یکی از بزرگترین مخابرات‌های اروپایی، از برنامه RPA خود، 800٪ بازگشت سرمایه (ROI) دریافت کرده است.
- هزینه‌ی پایین‌تر نیروی کار: هنگامی که پیاده‌سازی ربات‌ها انجام شد، تنها هزینه مربوط به سرویس و نگهداری نرم‌افزار است.
- بازده افزایش یافته: ربات‌ها می‌توانند وظایف دستی را صدها برابر سریع‌تر از انسان انجام دهند. به علاوه، 24 ساعته در روز و 365 روز در سال در دسترس هستند.
- دقت افزایش یافته: در صورت تنظیمات صحیح، ربات‌ها دقتی کامل دارند و کیفیت را در طول زنجیره ارزش‌تان افزایش می‌دهند.
پیاده‌سازی به چه شکل است؟
کشف: به منظور خودکارسازی فرایندهای خود، لازم است بدانید که دقیقاً چه چیزی را قصد دارید خودکار کنید. اکثر سازمان‌ها جریان‌های کاری پیچیده‌ای برای موقعیت‌های مختلف دارند، و آموزش ربات‌های نرم‌افزار برای درک این جریان‌های کاری اغلب طولانی‌ترین گام به حساب می‌آید.
پیکربندی: هنگامی که خودتان فرایندهایتان را فهمیدید، باید به ربات‌های نرم‌افزارتان نیز آموزش دهید که آنها را درک کنند. ربات‌های مختلف روش‌های متفاوتی برای ضبط این داده دارند.
نظارت و سرویس: هنگامی که رباتهایتان را پیاده‌سازی کردید، لازم است که آنها را مرتباً نظارت کنید، تا مطمئن شوید که به طور صحیح عمل می‌کنند. آیا تمام موارد همان‌طور که انتظار می‌رود پردازش میشوند؟ چه نوع بهبودهایی می‌توانید ایجاد کنید؟ آیا فرآیندهای کسب و کارتان آینده را تغییر می‌دهد؟
-
فرآیندهای فعلی خود را ارزیابی کنید:
“اگر فرآیند اصلی بد باشد، RPA فقط باعث می‌شود یک فرایند بد سریع‌تر اجرا شود.”
قبل از شروع کار خود با خودکارسازی فرایند، بسیار مهم است که گامی به عقب بردارید و ارزیابی کنید که آیا فرایندهای فعلی شما کارآمد و مقیاس‌پذیر هستند یا خیر. اگر هیچ فرایندی استاندارد برای پیگیری وجود ندارد، استقرار ربات‌ها برای اجرای فرآیندتان چالش‌برانگیز است.
اگر سازمان شما فرایندهای بسیار پیچیده و غیراستانداردی را اجرا می‌کند، خودکارسازی حتی می‌تواند همه چیز را بدتر کند. تکثیر یک فرایند پیچیده با متغیرهای زیاد با استفاده از RPA معمولاً خسته کننده است و نیاز به سرمایه‌گذاری قابل توجهی دارد. علاوه بر این، هزینه نگهداری و تعمیر رباتهایتان می‌تواند مهم‌تر از پس‌انداز باشد. بنابراین درک بلوغ فرآیندتان اهمیت بالایی دارد، سپس باید تصمیم بگیرید که کدام فرایندها به اندازه کافی برای بهره مندی از RPA استاندارد هستند و کدام فرآیندها نیاز به هماهنگ سازی و استانداردسازی پیشین برای آغاز یک نوآوری RPA دارند.
-
پتانسیل خودکارسازی‌تان را اولویت‌دهی کنید:
“شناسایی “میوه‌های پایین‌تر آویخته شده” (در کسب و کار منظور وظایفی است که به راحتی به انجام می‌رسند و مسائلی که راحت‌تر حل میشوند.) برای خودکارسازی، به شما کمک خواهد کرد تا داستان‌های موفقیت خود را سریع‌تر ایجاد کنید.”
هنگامی که فرایندهای خود را استانداردسازی کردید، وقت آن رسیده است که شناسایی کنید بیشترین پتانسیل خودکارسازی در کدام قسمت وجود دارد. اکثر سیستم‌ها نوعی از خودکارسازی را از قبل داشته‌اند، بنابراین در نظر گرفتن نرخ‌های فعلی خودکارسازی، برای تعیین اهداف‌تان اهمیت بسیاری دارد. علاوه بر این، ممکن است موارد خاصی از قبیل جغرافیا، فروشنده، مواد و غیره باشد که کار دستی در آنها فراگیر باشد. با مقایسه نرخ‌های خودکارسازی، شما قادر خواهید بود میوه‌ی پایین آویخته شده را تحت پوشش قرار دهید، و این یعنی جایی است که خودکارسازی بیشترین تأثیر را خواهد داشت.
-
از سازمان خودتان سهم خرید بگیرید:
” با یک مورد کسب و کار مشخص و واضح، سهم خرید مدیریت خود را دریافت کنید.”
ارزیابی فرآیندهای فعلی و اولویت بندی پتانسیل خودکارسازی شما هنگام اجرای نوآوری‌های RPA نه تنها به شما در زمان صرفه جویی و افزایش سود کمک خواهد کرد، بلکه یکی از چالش‌های اصلی همه‌ی نوآوری‌های RPA را برطرف می‌کند: پشتیبانی سازمان از پروژه و بی‌خطر شدن سهم خرید مدیریت.
بر اساس یک مطالعه اخیر PEX، عدم هماهنگی داخلی، شایع‌ترین دلیل شکست نوآوری‌های RPA است. تیم‌های ارشد مدیریت در مورد ارزش RPA اطمینان لازم را ندارند، و اعضای پروژه RPA در پی اجرای RPA اولویت‌های مختلفی را دنبال می کنند. پس چگونه می‌توانید از حضور افرادی مناسب در پشتیبانی از این پروژه اطمینان حاصل کنید؟
شما با ارزیابی فرایندهای فعلی‌تان، مناطقی را که شامل تلاش‌های دستی و هزینه‌های بالای فرآیند هستند شناسایی کرده‌اید، به این ترتیب می‌توانید یک مورد کسب و کار قوی ایجاد کنید. سپس، با استفاده از نرخ‌های فعلی خودکارسازی و مطالعات تطبیقی، می‌توان یک پیش‌بینی از صرفه‌جویی‌های هزینه‌ای و زمانی حاصل از نوآوری RPA ایجاد کرد. در نهایت، با توجه به اولویت بندی پتانسیل RPA خود، می‌توانید دامنه‌ی پروژه را به خوبی تخمین زده و تیم‌تان را هماهنگ کنید.
بدون دیدگاه